In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens NedMobiel B.V. (“NedMobiel”) van u verzamelt via onze interactie met u en via onze diensten en producten, op welke wijze dat gebeurt, waarvoor wij de persoonsgegevens gebruiken, hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, hoe u de door ons bewaarde persoonsgegevens kunt inzien en kunt aanpassen en hoe uw persoonsgegevens bij ons zijn beveiligd. Ons uitgangspunt is dat wij alleen de informatie opslaan die strikt noodzakelijk is. Overige informatie wordt verwijderd zodra deze informatie niet meer relevant is.

Onze bedrijfsgegevens zijn:

NedMobiel B.V.
Haagweg 1
4814 GA Breda
Nederland
Tel: +31 (0)76 7620100

e-mail: info@nedmobiel.com

KvK nummer: 34240357

Vragen:

Bij vragen over het privacybeleid van NedMobiel, kunt u met NedMobiel contact opnemen per post, e-mail, en telefoon op basis van bovenstaande gegevens.

Toepasselijkheid Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Bij de verwerking van gegevens kan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) van toepassing zijn. We spreken hier verder van AVG. De AVG is van toepassing wanneer er sprake is van een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, maar ook op de handmatige verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Om te bepalen of de AVG van toepassing is, zijn de volgende vragen van belang:

1. Worden gegevens verwerkt?
2. Zijn deze gegevens persoonsgegevens?
3. Worden deze gegevens geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd verwerkt, of zijn ze opgenomen in een bestand, dan wel bestemd om opgenomen te worden in een bestand?
4. Valt de verwerking binnen het toepassingsbereik van de AVG?

Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden met ons gedeeld door medewerkers, potentieel medewerkers, klanten of prospects of als u contact met ons hebt.

Gebruikers van onze websites, e-mails, foto’s en video’s en andere digitale communicatiekanalen geven een aantal persoonsgegevens rechtstreeks aan ons door.

Persoonsgegevens worden verzameld door persoonsgegevens in te vullen of achter te laten op één van onze websites, door persoonsgegevens in te vullen of achter te laten op onze vestiging of medewerkers of bij aanmelding voor gebruik van onze dienstverlening.

Persoonsgegevens worden door ons ook verkregen door bijvoorbeeld een NedMobiel account aan te maken, door aanmelding voor evenementen en activiteiten (schriftelijk of via onze websites), door toestemming (opt-in) voor marketing- of recruitmentactiviteiten of door bereid te zijn in ons klantenbestand te worden opgenomen.

Ook door overeenkomsten aan te gaan of door andere zakelijke activiteiten verkrijgen wij persoonsgegevens. Dit kunnen commerciële (project)overeenkomsten voor producten of diensten zijn, arbeidsovereenkomsten, overeenkomsten van opdracht voor de inhuur van ZZP-ers of inleenkrachten, abonnementen of licenties.

Welke websites worden door NedMobiel gehost?

nedmobiel.com – corporate en commerciële website
nedmobiel.academy – commerciële website gericht op het opleiden van personen

Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt?

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens:
• naam en adres
• geboortedatum en – plaats
• telefoonnummer
• e-mailadres
• bankrekeningnummer
• gegevens van identiteitsbewijzen
• diploma’s

Verwerkingsdoelen: waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

NedMobiel gebruikt de gegevens die worden verwerkt voor:
• haar bedrijfsvoering
• recruitment
• levering van producten en diensten
• verbetering van producten en diensten

Bedrijfsvoering

NedMobiel is werkzaam voor diverse organisaties. In het geval dat een professional wordt geleverd aan een inlener moet de aannemer of de inlener een aantal gegevens van het identiteitsbewijs van de professional overnemen, waaronder het burgerservicenummer.

Bovendien is NedMobiel als werkgever op grond van artikel 28 Wet op de Loonbelasting wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs van haar personeel op te nemen in de loonadministratie.

Van het identiteitsbewijs wordt een kopie of scan gemaakt op het moment dat een werknemer bij NedMobiel in dienst komt. Zo kunnen wij later aantonen dat onze werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland waren. De kopieën van de door NedMobiel verwerkte identiteitsbewijzen worden verder gebruikt voor controles op de werkvloer door bijvoorbeeld de Inspectie SZW.

Leveren en verbeteren van producten en diensten van NedMobiel

Wij verzamelen (persoons)gegevens die wij via onze websites ontvangen om effectief te kunnen werken en onze klanten zo goed mogelijk onze producten en diensten aan te kunnen bieden.

Verder is gebruik van persoonsgegevens ook mogelijk voor communicatie met klanten en gebruikers, bijvoorbeeld voor het verstrekken van informatie over onze producten.

Recruitment ten behoeve van NedMobiel

Persoonsgegevens gebruiken we voor recruitment ten behoeve van NedMobiel.

NedMobiel-evenementen

Voorafgaand aan een evenement vragen wij bezoekers om toestemming voor het maken van foto’s, video- en/of geluidsopnamen. Deze opnames worden bewaard (tot een maximum van 3 jaar) en mogen ook worden gebruikt voor interne/externe communicatie doeleinden van NedMobiel, met behulp van online en offline middelen, zowel voor commerciële doeleinden als recruitment. Bezoekers en deelnemers aan dergelijke evenementen kunnen voorafgaand aan het evenement ook laten weten dat zij niet herkenbaar op foto’s, video- en/of geluidsopnamen van het evenement wensen voor te komen. Bij de verwerking van het materiaal houden wij rekening met hun bezwaren.

NedMobiel websites en cookies

Toepasselijke wetten en regels voor het gebruik van cookies

Voor het gebruik van cookies gelden wettelijke regels. De hoofdregels voor het plaatsen van cookies staan in de Telecommunicatiewet (Tw). Op grond van artikel 11.7a van de Tw moet de aanbieder van een website de internetgebruikers informeren over het plaatsen en/of uitlezen van cookies op hun apparaat (zoals hun computer, laptop of smartphone). Vervolgens moet de aanbieder van een website de gebruikers daarvoor in veel gevallen om toestemming vragen.

NedMobiel maakt geen gebruik van cookies op de Nedmobiel websites. Bovenstaande verplichtingen zijn dan ook niet van toepassing.

Analytische cookies

Er zijn uitzonderingen op het toestemmingsvereiste. Bijvoorbeeld als de cookies technisch noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken. Denk hierbij aan bepaalde analytische cookies, waardoor beter inzicht wordt verkregen in het functioneren van onze website. Op 11 maart 2015 is de Telecommunicatiewet aangepast. De aanbieder van een website heeft geen toestemming meer nodig voor het plaatsen van analytische cookies, mits die cookies alleen gebruikt worden om bezoekers te tellen. Indien analytische cookies niet worden gebruikt om mensen anders te behandelen, hebben ze nauwelijks gevolgen voor de privacy van bezoekers van een website. In dat geval toestemming van gebruikers van de website niet meer noodzakelijk.

NedMobiel maakt gebruik van analytische cookies op de NedMobiel websites door het gebruik van Google Analytics. In Google Analytics hebben wij maskering ingeschakeld op het IP-adres van bezoekers. Hierbij wordt het laatste gedeelte van IP-adressen verwijdert en zijn de adressen niet herleidbaar naar personen.

Tracking cookies

Op tracking cookies (in combinatie met overige gegevens die over het websitebezoek worden verzameld) is ook de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing.

NedMobiel maakt geen gebruik van tracking cookies op de NEDMOBIEL websites.

Hoe worden persoonsgegevens bij ons bewaard?

Persoonsgegevens worden door NedMobiel onder andere opgeslagen in de volgende databases/locaties:
• AFAS
• lokale server
• Sharepoint

Deze lijst met de belangrijkste databases/locaties is gebaseerd op een inventarisatie op de datum waarop deze privacyverklaring werd opgemaakt en kan wijzigen.

Met wie kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld?

Persoonsgegevens worden doorgegeven aan:
• klanten, waarvoor NedMobiel service en/of beheerfuncties vervult
• Facebook, Twitter, LinkedIn, WordPress
• opdrachtgevers, leveranciers of onderaannemers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties.

Grondslag verstrekking persoonsgegevens

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van:
• een gerechtvaardigd belang
• wettelijke verplichting en/of
• ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de hiervoor genoemde doelen
• toestemming

NedMobiel heeft in haar verwerkingsregister de van toepassing zijnde grondslag toegevoegd.

NedMobiel hanteert de volgende uitingen als het verstrekken van toestemming:
• overhandigen visitekaartje op een event;
• verzoek tot informatie;
• offerte aanvraag;
• Insturen sollicitatie per post / E-mail
• uitvoering van een opdracht;
• toestemming voor gebruik van gegevens via invulformulier website.

Verwerking van persoonsgegevens

We sluiten met verwerkers van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomsten leggen we vast in een verwerkingenregister.

In dit verwerkingsregister zijn de volgende zaken opgenomen:
• de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke;
• de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt;
• de categorieën gegevens (zoals NAW-gegevens, contactgegevens, betaalgegevens);
• de categorieën betrokkenen (bijvoorbeeld: klanten, websitebezoekers, werknemers);
• de categorieën ontvangers (aan wie worden de gegevens verstrekt?);
• informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU;
• de bewaartermijnen van de gegevens;
• de manieren waarop gegevens zijn beveiligd (bijvoorbeeld: encryptie, toegangscontrole, pseudonimisering).

Verwerkingsregister

Ten opzichte van de vereisten voor een verwerkingsregister, heeft NedMobiel het volgende aangepast:
Aangezien NedMobiel geen verplichting heeft tot het benoemen van een functionaris voor gegevensbescherming is deze niet opgenomen in het verwerkingenregister. NedMobiel heeft in plaats daarvan de rollen van proceseigenaar en een applicatiebeheerder opgenomen in het verwerkingenregister. Hierbij wordt gesteld dat de eigenaar nooit dezelfde persoon kan zijn als een applicatiebeheerder, waardoor het “vier ogen” principe wordt gerealiseerd. De doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt heeft NedMobiel vertaald naar het proces waarvoor de desbetreffende persoonsgegevens worden gebruikt.
De categorieën van persoonsgegevens zijn gebaseerd op de categorieën in het bewaartermijnen overzicht. Hiermee is de bewaartermijn te definiëren. Geregistreerd staat waar de gegevens worden gehost: NL, EU of buiten de EU.

Rechten van betrokkenen

NedMobiel zal:
• betrokkenen de in redelijkheid noodzakelijke inlichtingen omtrent de verwerking van hun persoonsgegevens verschaffen
• betrokkenen een afschrift van of anderszins inzicht verschaffen in hun verwerkte persoonsgegevens
• persoonsgegevens van betrokkenen verwijderen, corrigeren, aanvullen of afschermen
• aantonen dat persoonsgegevens van betrokkenen verwijderd of gecorrigeerd zijn
• betrokkenen in staat stellen andere rechten onder de toepasselijke wetgeving uit te oefenen.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen van de gebruikelijke persoonsgegevens gekoppeld aan:
• sollicitanten. De bewaartermijn bedraagt vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd.
• potentiele medewerkers. De bewaartermijn van persoonsgegevens van potentiele medewerkers bedraagt met expliciete toestemming van de betrokkene drie jaren.
• medewerkers. De bewaartermijn met betrekking tot persoonsgegevens van personen die voor NedMobiel beschikbaar zijn voor detachering bedraagt zeven jaar in verband met de wettelijke bewaarplicht.
• NedMobiel intranet. De bewaartermijn met betrekking tot persoonsgegevens van medewerkers op intranet van NedMobiel en vergelijkbare IT-toepassingen bedraagt zeven jaar in verband met de wettelijke bewaarplicht.
• ingeleende personen. De bewaartermijn met betrekking tot persoonsgegevens van personen die door NedMobiel worden ingeleend bedraagt zeven jaar in verband met de wettelijke bewaarplicht.
• klanten. De bewaartermijn met betrekking tot persoonsgegevens van klanten van NedMobiel bedraagt zeven jaar in verband met de wettelijke bewaarplicht.
• leveranciers. De bewaartermijn met betrekking tot persoonsgegevens van leveranciers van NedMobiel bedraagt zeven jaar in verband met de wettelijke bewaarplicht.

Doorgeven van persoonsgegevens buiten Nederland

Als persoonsgegevens worden doorgegeven buiten Nederland, zullen we dat alleen doen, indien en voor zover dit wettelijk is toegestaan. Dat betekent bijvoorbeeld dat verwerkers van onze persoonsgegevens buiten de Europese Unie gevraagd wordt om zogenaamde “Standard/Model Contractual Clauses” op te stellen.

Uiteraard vragen wij aan onze verwerkers om de persoonsgegevens die zijn voor ons verwerken, op servers te bewaren, die zijn gelegen binnen de Europese Unie.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

NedMobiel doet het nodige om uw persoonsgegevens te beschermen. Hiervoor monitoren we periodiek onze systemen en maken we risico analyses. Op basis van de uitkomsten heeft NedMobiel reeds specifieke maatregelen benoemd zoals encryptie en maskering.

Onze websites zijn voorzien van een SSL-certificaat.

Naast technische bescherming is ook de mens belangrijk. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsclausule in hun contract. Daarnaast investeert NedMobiel veel in het bewustzijn van haar medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging en data privacy. Zo worden er regelmatig kennissessies gehouden. Er wordt preventief gewaarschuwd voor phishing-mail.

Ook onze leveranciers houden wij scherp op dit gebied. Wederom op basis van risico wordt bepaald dat leveranciers net als ons dienen te beschikken over een informatiebeveiligingsbeleid welke door een onafhankelijke instantie getoetst wordt.

Aanpassing van beleid

NedMobiel kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Op de NedMobiel website kan via de hyperlink “Privacyverklaring” altijd de meest recente versie worden inzien. Indien en voor zover u persoonsgegevens aan NedMobiel verstrekt, adviseren wij u de inhoud van de Privacyverklaring met enige regelmaat te controleren.

Versie: 28 juni 2018